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Si va a trabajar con Visual Basic 6 y Access 2000 tiene 2 posibilidades:

  1. Convertir la Base de Datos a Access `97 (ya que Visual Basic en principio no reconoce Access 2000)
  2. Cargar desde el Sitio de Microsoft el Service Pack Vs6SP5VB con lo que Visual Basic 6 queda listo para trabajar con Access 2000 entre otras mejoras.

Antes de ir de lleno a la confección de la Base de Datos en sí es conveniente con papel y lápiz realizar un diseño previo. Se deberá tener en cuenta:

  • La cantidad de tablas que vamos a usar
  • No utilizar repeticiones en las distintas tablas a menos que sea necesario
  • Realizar las normalizaciones necesarias para que las tablas se relacionen correctamente y funcionen en forma óptima

Este proceso nos ahorrará futuros dolores de cabeza y muy especialmente asegurá la integridad de los datos que vamos a manejar. También una tabla bien construida ocupa menos especio y funciona más rápido.Todo esto lo veremos más en detalle un poco más adelante.

Abrimos Access y seguimos los siguientes pasos:

  1. En el menú que se presenta elegimos: "Base de Datos de Access en blanco" y hacemos click en el botón de "Aceptar".
  2. Aparecerá un menú que nos preguntará donde y con qué nombre queremos guardar la base de datos. En forma pre-determinada el lugar para guardar es "Mis documentos", podemos hacerlo allí o en otro lugar. En cuanto al nombre también utilizaremos cualquiera, pero debemos respetar la extensión que siempre debe ser .mdb. En nuestro caso elegimos 1.mdb
  3. En el tercer menú elegimos el botón "Nuevo" y dentro de él "Vista Diseño", haciendo click en el botón "Aceptar. Aparecerá un formulario como el que se muestra a continuación:
En donde dice "Nombre de campo" colocamos el nombre correspondiente, que en nuestro caso ha sido Código_de_cliente. Si bien Access trabaja bien con palabras separadas, no sucede lo mismo con VB, por este motivo entre palabra y palabra se ha usado un "guión bajo", para evitar problemas posteriores.
En "Tipo de datos" se colocará alguno de los formatos utilizables en los campos que veremos a continuación
TIPO DE DATOS

Texto: Texto o combinación con texto y números o solo números. Pero los números no podrán utilizarse para efectuar cálculos.
Memo: Texto o combinación de texto y números o solo números que no se utilicen para cálculos, con un tamaño de hasta 65.535 caracteres
Numérico: Datos numéricos usados en cálculos matemáticos. Su tamaño varía según el valor de que se trate.

  • Byte: Almacena números entre 0 y 255 (1 byte y solo números enteros)
  • Decimal: Almacena números entre -10^38 y +10^38
  • Entero: Almacena números entre -32.768 y +32.767(sin fracciones, ocupa 2 bytres)
  • Entero Largo: Almacena números entre -2.147.483.648 y +2.147.483.647 (sin fracciones, ocupa 4 bytes)
  • Simple:Almacena números entre -3,402823E28 y -1,401298E-45 para los valores negativos y 1,401298E45 y 3,402823E28 para los valores positivos. (Ocupa 4 bytes)
  • Doble: Almacena números entre -1,79769313486231E308 y -4,940656458441247E-324 para los valores negativos y otro tanto para los valores positivos.(ocupa 8 bytes)

Fecha/Hora: Valores para fecha desdel año 100 al 9999, se puede dar formato largos, medianos y cortos tanto para la fecha como para la hora. Se puede colocar solo la hora, solo la fecha o ambos combinados. (ocupa 8 bytes)
Moneda:Valores en moneda y datos numéricos para utilizar en cálculos matemáticos con decimales desde 1 a 4 cifras, aceptando 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 a la derecha. (ocupa 8 bytes) La forma en que se despliega la moneda depende también de "La configuración regional" del sistema.
Autonumérico:Número secuencial(que incrementa de uno en uno) o número aleatorio asignado por el programa cada vez que se agrega un nuevo registro. Los campos autonuméricos no se pueden actualizar (ocupan 4 bytes)
Si/No:Campos que contengan algunos de estos valores (Si/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado)(ocupan un byte)
Objeto OLE: Puede tratarse de un documento de texto, o una hoja de cálculo o una foto, gráfico, pudiendo estar Vinculado(no se independiza de su original) o Incrustado(cualquier modificación no cambia el original).
Hipervínculo:Texto o combinación de textos y números utilizados para llamar a otro documento, disco, sitio o archivo)
Asistente para búsquedas: Permite elegir el valor de otra tabla o lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer click se inicia el asistente para búsquedas que crea un campo de búsquedas
Estos son básicamente los tipos de campos que podremos usar desde la columna "tipo de datos". Si seleccionamos dicha columna aparecerá una pequeña flecha a la derecha indicando que allí hay un menù desplegable. Al hacer click sobre el, veremos las opciones que se han descripto anteriormente.
En la tabla que tenemos abierta en la vista diseño colocaremos los siguientes datos:

DESCRIPCIÓN
NOMBRE DEL CAMPO
TIPO DE CAMPO
Código_de_cliente
Empresa
Atendido por
ContactoApellido
ContactoNombre
Cargo
Fech_Nac.
Sexo
Casado/a
Domicilio
CP

Autonumérico
Texto
Numérico
Texto
Texto
Texto
Fecha/hora
Texto
Si/No
Texto
Texto



NºVendedor encargado
Apellido del contacto en la empresa
Nombre del contacto en la empresa

Indicación fecha de cumpleaños para atención

Hay una tercer columna llamada descripción. No es necesario completar sus datos, pero en el supuesto que la tabla pueda ser atendida por diferentes personas, este es un agregado de utilidad.
En el formulario en cuestión habrán advertido abajo una parte donde hay varios datos más para completar :
Estos datos tienen en realidad que ver con los tipos de campo. Si seleccionamos algunos de los campos veremos que esta parte cambia según el campo con el que estemos trabajando. En principio solo modificaremos los datos (que ya vienen en forma pre.determinada) en aquellos que sea necesario de acuerdo a lo indicado a continuación:
NOMBRE DE CAMPO
INDICACIÓN
Código_de_cliente


Atendido por



Fecha Nac

Sexo



Casado/a
Tamaño campo: Entero Largo
Nuevos Valores: Incrementalmente

Tamaño campo: Entero Largo
Regla de Validación: "1"or"4"or"5"
Texto de Validación: Ese número no corresponde a un vendedor.

Formato: Fecha corta

Regla Validación: "M" or "F"
Texto de Validación:Introducir solo M para para masculino o "F" para femenino.

Formato: Si/No

Finalizada la labor, guardaremos la tabla con el nombre "Clientes", para esto vamos a Archivo/Guardar como y al hacer click se abrirá un cuadro que en forma pre-determinada utilizará el nombre Tabla1. Vamos a cambiar este nombre escribiendo encima "Clientes" y luego apretamos el botón Aceptar.Aparecerá un cuadro preguntándonos si deseamos asignar una clave principal, con tres opciones:

  • Si: Asignará la clave al campo que esté seleccionado.
  • No: Guardará la tabla sin agregar clave alguna.
  • Cancelar: No guardará la tabla ni agregará clave alguna
Elegimos "Si", seleccionando "Código_de_cliente.
La clave principal es un identificador único para cada registro de una tabla. Permite definir una relación entre las diferentes tablas de una base de datos.
Una vez guardada la tabla con el nombre clientes, vamos a Archivo/Cerrar y salimos de la opción Vista pero no del programa. Desde el menú que aparece vemos ahora una nueva opción llamada Clientes. Si hacemos click en lla aparecerá una figura como la que se muestra más abajo.
Tenemos lista la estructura de nuestra tabla, ahora solo falta colocarle los datos, pero esto lo veremos en la próxima, ahora vamos a Archivos/Salir y cerramos nuestra base de datos.
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